Die Geheimwaffe der Profis: Logs im Projektmanagement

Logs sind Aufzeichnungen von Ereignissen, Aktivitäten, Entscheidungen oder Änderungen, die in einem Projekt stattfinden. Sie dienen dazu, den Projektverlauf zu dokumentieren, zu kommunizieren und zu analysieren. Logs können verschiedene Formen und Inhalte haben, je nachdem, was sie abbilden sollen. Zum Beispiel kann ein Log ein Protokoll einer Besprechung, eine Liste von Risiken, eine Änderungsanforderung oder ein Statusbericht sein. Logs helfen Ihnen, den Überblick über Ihre Projekte zu behalten, indem sie Ihnen folgende Vorteile bieten:

• Sie schaffen Transparenz und Nachvollziehbarkeit für alle Projektbeteiligten.
• Sie ermöglichen eine bessere Steuerung und Anpassung Ihrer Projekte.
• Sie unterstützen die Qualitätssicherung, das Risikomanagement und das Änderungsmanagement.
• Sie erleichtern die Kommunikation, die Zusammenarbeit und das Lernen im Projektteam.
• Sie liefern wertvolle Informationen für die Evaluierung und das Controlling Ihrer Projekte.
• Sie dienen, richtig eingesetzt, als “Gedächtnis des Projekts” – auch ein Jahr später ist z.B. eine gut dokumentierte Entscheidung noch immer für alle Beteiligten nachvollziehbar.

Wie man Projektmanagement-Logs effektiv führt

Um Logs im Projektmanagement effektiv zu führen, sollten einige Grundregeln beachtet werden:

• Zu Beginn des Projekts ist zu definieren, welche Logs geführt und gestaltet werden sollen, wer dafür verantwortlich ist, wie oft diese aktualisiert werden und welchen Stakeholdern sie kommuniziert werden.
• Es ist abzustimmen, welche Tools und Vorlagen genutzt werden sollen – auch hier gibt es nicht die eine Wahrheit. Geeignete Tools oder Vorlagen, um die relevanten Logs zu erstellen, speichern, bearbeiten und teilen sind z.B. Excel, Word, PowerPoint, SharePoint, OneNote, Confluence oder auch spezielle Projektmanagement-Software.
• Die Logs müssen klar, konsistent, vollständig, aktuell, relevant und verständlich sein. Unnötige oder widersprüchliche Informationen sind ebenso zu vermeiden wie Fehler oder Lücken, veraltete oder irrelevante Daten sowie Fachjargon oder Abkürzungen.
• Es ist wichtig, die Logs regelmäßig auf dem neuesten Stand (gemäß getroffener Definition) zu halten, indem sie nach jeder wichtigen Aktivität, Entscheidung, Änderung oder Ereignis im Projekt überprüft und angepasst werden. Hierfür können auch regelmäßige Projektbesprechungen genutzt werden, um die Logs zu diskutieren und zu validieren – bspw. in einem wöchentlichen Kunden-JF als ersten Standard-Agendapunkt.
• Alle relevanten Projektbeteiligten sollten Zugriff auf die Logs haben, indem sie in geeigneten Formaten und auf passenden Kanälen zur Verfügung gestellt werden – so können die Logs per E-Mail, auf einer gemeinsamen Plattform, in einem Dashboard oder in einem Bericht versendet oder präsentieret werden.
• Last but not least: um aus den Logs mehr als reine Dokumentation und Demokratie zu machen, sollten diese aktiv genutzt werden, um das Projekt zu steuern, verbessern und evaluieren. Sie dienen der (pro-)aktiven Überwachung des Fortschritts, der Risiko-Minimierung, dem Änderungsmanagement, der Problem-Lösung, etc.

Welche Logs sollte man unbedingt führen?

Es gibt keine allgemeingültige Antwort auf diese Frage, da jedes Projekt unterschiedliche Anforderungen, Ziele und Rahmenbedingungen hat. Allerdings gibt es einige Logs, die in den meisten Projekten sinnvoll und nützlich sind. Hier sind einige Beispiele, die sich für uns in der Praxis bewährt haben:

• Risiko-Log: Hier werden potenzielle Risiken, die das Projekt beeinträchtigen könnten identifiziert, bewertet und überwacht. Ein Logeintrag enthält pro Risiko zumindest folgende Informationen:
  • Beschreibung des Risikos
  • Potenzielle Auswirkungen beim Eintritt (= Kritikalität)
  • Aktueller Status (z.B. offen, akzeptiert, in Mitigation, mitigiert/abgeschlossen)
  • Maßnahmen zur Risikominderung zur Risikominderung
• Änderungs-Log: Hier werden alle Anfragen und Genehmigungen für Änderungen am Projektumfang, Zeitplan oder den Ressourcen dokumentiert. Jede Änderung wird detailliert beschrieben und bewertet, bevor sie umgesetzt wird, wobei pro Logeintrag zumindest folgende Informationen enthalten sein müssen:
  • Beschreibung der Änderung
  • Priorität der Änderung
  • Anfordernde Person
  • Status der Änderung (z.B. offen, in Bewertung, in Genehmigung, genehmigt, abgelehnt)
  • Auswirkung auf Zeitplan und Kosten des Projekts
• Issue-Log: Hier werden alle Probleme oder Konflikte aufzeichnet, die im Projekt auftreten, z.B. durch das Eintreten eines Risikos. Ein Logeintrag enthält pro Issue zumindest folgende Informationen:
  • Beschreibung des Issues
  • Ursache des Issues (z.B. ein Risiko aus dem Risiko-Log ist eingetreten)
  • Kritikalität und Status (z.B. offen, in Bearbeitung, abgeschlossen)
  • Maßnahmen zur Behebung und potenzielle Fristen (z.B. kann es sein, dass ein Issue bis zum Zeitpunkt X behoben sein muss, ansonsten verschiebt sich ein Meilenstein)
• Entscheidungs-Log: Hier werden alle wichtigen Entscheidungen, die im Verlauf eines Projekts getroffen werden, dokumentiert. Dies fördert die Nachverfolgbarkeit und Transparenz, indem es ermöglicht, Entscheidungen rückwirkend zu überprüfen und daraus Schlüsse zu ziehen. Ein Logeintrag enthält pro Entscheidung zumindest folgende Informationen:
  • Zusammenfassung der Entscheidung
  • Potenzielle Auswirkungen auf Scope, Zeitleiste oder Kosten
  • Entscheider
  • Datum der Entscheidung