Die Kosten eines Softwareprojekts zu verstehen, kann herausfordernd sein, da zahlreiche Faktoren den Gesamtaufwand beeinflussen.

In diesem Blogpost werfen wir einen Blick auf die grundlegenden Kostenfaktoren, die in der Regel bei der Entwicklung einer maßgeschneiderten Softwarelösung anfallen, und beleuchten, wie Schätzungen durchgeführt werden und welche Faktoren hierbei Einfluss haben.

Struktur der Kosten eines Softwareprojekts

In den meisten Fällen besteht ein Softwareprojekt aus wenigen unterschiedlichen Kostenarten, die es bei der Planung zu beachten gilt:

  1. Hardwarekosten:
    Um die Software zu betreiben und zu testen, wird eine entsprechende Infrastruktur benötigt. Die Kosten für Server, Netzwerke und Speicher fallen in diese Kategorie, sowohl für die Betriebsumgebung als auch für separate Testumgebungen.
  2. Lizenzkosten:
    Für Softwareentwicklung sind oft spezielle Entwickler- und Serverlizenzen notwendig. Während die Lizenzen für das Entwicklungsteam (z.B. die Microsoft Visual Studio Lizenz) meist im Stundensatz enthalten sind, können zusätzliche Kosten entstehen, falls für den Betrieb der Software bestimmte Plattformen oder Werkzeuge lizenziert werden müssen (z.B. beim Einsatz lizenzierter Server-Systeme wie einem Microsoft Windows Server oder einer Microsoft SQL Server Datenbank).

  3. Umsetzungsaufwände:
    Der größte Anteil an Softwareprojektkosten ergibt sich aus den Umsetzungsaufwänden. Hierzu zählen die Spezifikation der Anforderungen, die Programmierung, das Testen sowie das Projektmanagement. All diese Aktivitäten sind essenziell, um eine Software erfolgreich und benutzerfreundlich umzusetzen.

  4. Puffer für unerwartete Gegebenheiten:
    Da jedes Projekt von unvorhergesehenen Umständen betroffen sein kann – etwa Missverständnisse, Fehlannahmen oder neue Anforderungen –, ist es ratsam, Puffer einzuplanen. Diese zusätzlichen Reserven helfen, flexibel auf Veränderungen zu reagieren, die das Budget und die Zeitplanung beeinflussen können.

Während Hardware- und Lizenzkosten meist relativ präzise kalkuliert werden können, sind die Umsetzungsaufwände oft weniger eindeutig abschätzbar. Daher sind genaue Aufwandsschätzungen ein essenzieller Bestandteil der Kostenplanung.

Grundprinzipien der Aufwandsschätzung

Jedes Softwareprojekt startet mit einer Schätzung, basierend auf dem Wissen über die Anforderungen und die Komplexität der gewünschten Lösung. Schätzungen sind stets ein Balanceakt zwischen möglichst hoher Genauigkeit, dem Aufwand der Schätzung und unerwarteten Abweichungen der Gegebenheiten bei der Umsetzung.

Es gibt verschiedene Methoden zur Aufwandsschätzung, die sich jedoch meist darauf konzentrieren, die Software in kleinere, überschaubare Funktionen aufzubrechen und den Aufwand pro Funktion zu bestimmen.

Zusätzlich zur funktionalen Entwicklung gibt es auch übergreifende Aufgaben, wie die Schaffung einer Softwarearchitektur, das Aufsetzen von Entwicklungs- und Testumgebungen sowie das Bereitstellen der Produktionsumgebung. Um alle Funktionen korrekt abzubilden, müssen sie spezifiziert, getestet und häufig auch dokumentiert werden. Dafür werden prozentuale Aufschläge zum Entwicklungsaufwand hinzugefügt.

Einflussfaktoren auf die Schätzung und die finalen Kosten

Mehrere Faktoren beeinflussen maßgeblich die Schätzung und die damit verbundenen Kosten eines Softwareprojekts:

  1. Anzahl und Umfang der Funktionen: Je mehr Funktionen zu entwickeln sind, desto höher sind die Anforderungen an das Projekt.
  2. Umfang der nicht-funktionalen Anforderungen: Neben klassischen Funktionen besteht eine Software in der Regel aus Aspekten die qualitativer Natur sind: Wie hoch muss die Verfügbarkeit sein? Mit welcher Last muss das System auskommen? Wie schnell müssen Funktionen ausgeführt werden? Welche besonderen Sicherheitsanforderungen gibt es? Solche Anforderungen beeinflussen die Architektur der Lösung und damit die Schätzung maßgeblich.
  3. Komplexität der Nutzergruppen: Unterschiedliche Nutzergruppen, die möglicherweise spezifische Anforderungen und damit unterschiedliche Rechte und Funktionen im Zielsystem haben, können zusätzlichen Aufwand erfordern.
  4. Anbindungen und Schnittstellen: Wenn externe Systeme angebunden werden müssen, erhöht dies die Komplexität und die Kosten erhöhen.
  5. Dokumentationsanforderungen: Manche Kunden benötigen umfassende Dokumentationen – sowohl funktional als auch technisch –, was zusätzlichen Aufwand bedeutet. Beispiele für solche Dokumentationen sind Betriebshandbücher, End-User-Dokumentation, DSGVO-relevante Dokumente, etc.

Das Projektteam als entscheidender Faktor

Neben den direkten Aufwänden hat vor allem die Auswahl des Projektteams einen enormen Einfluss auf die Kosten und den Erfolg des Projekts:

  • Standort der Teammitglieder: Ein Team, das vor Ort arbeitet, ist in der Regel erheblich teurer, doch Offshore-Teams können durch kulturelle oder sprachliche Unterschiede zu Missverständnissen und zusätzlichem Aufwand führen, die den Preisnachteil von lokalen Teams schnell aufwiegen.
  • Erfahrung und Expertise der Teammitglieder: Der Einsatz von Senior-Mitarbeitern kann die Qualität und Effizienz steigern, ist jedoch teurer. Der falsche Einsatz von Junior-Mitarbeitern kann dagegen durch Fehler und Verzögerungen ebenfalls hohe Kosten verursachen. Ein gutes Beispiel hierfür, ist, wenn unerfahrene Mitarbeiter im Alleingang komplexe Aspekte der Software, wie die Architektur, umsetzen sollen.
  • Commitment der Teammitglieder: Ein Team, das mit voller Begeisterung und Herzblut an einer Softwarelösung arbeitet, erzeugt in der Regel ein Ergebnis mit höherer Qualität. Dadurch werden vor allem die Kosten in späteren Projektphasen (Qualitätssicherung, Abnahme, etc.) stark gesenkt. Ein Team, das sich mit dem Projekt nicht identifiziert, erhöht hingegen das Risiko für fehlerhafte oder nicht durchdachte Funktionen, die erheblichen Mehraufwand erzeugen können.

Fazit und unser Ansatz bei der PDC

Die Frage „Was kostet ein Softwareprojekt?“ lässt sich, wie der Artikel zeigt, oft nur mit „Das kommt darauf an“ beantworten – eine verständlicherweise unbefriedigende Antwort für Auftraggeber.

Um diesem Dilemma zu begegnen, verfolgen wir bei der PDC einen Ansatz, der auf Transparenz, Einbindung und fundierter Vorbereitung basiert. In kleinen, aber intensiven Vorprojektphasen schaffen wir Klarheit über mögliche Kostentreiber, wie beispielsweise die Auswahl der Technologie oder die Anforderungen an Schnittstellen und Dokumentation.

Durch enge Zusammenarbeit und frühzeitige Einbindung des Kunden stellen wir sicher, dass potenzielle Risiken und Kostenfaktoren offen kommuniziert werden. Am Ende der Vorprojektphase erhält der Kunde eine präzise, transparente Schätzung, die auf einem tiefen Verständnis der Projektanforderungen basiert. Dieses Vorgehen legt den Grundstein für eine partnerschaftliche Zusammenarbeit und ein erfolgreiches Softwareprojekt.